ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานคือชุดคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งอธิบายกระบวนการทีละขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเพื่อดำเนินกิจกรรมตามปกติอย่างเหมาะสม ควรปฏิบัติตาม SOP ในลักษณะเดียวกันทุกครั้งเพื่อรับประกันว่าองค์กรยังคงความสอดคล้องและปฏิบัติตามกฎระเบียบทางอุตสาหกรรมและมาตรฐานทางธุรกิจ

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานจะกำหนดนโยบาย กระบวนการ และมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับองค์กรเพื่อให้ประสบความสำเร็จ พวกเขาสามารถเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจโดยการลดข้อผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพและผลกำไร สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัย และจัดทำแนวทางในการแก้ไขปัญหาและเอาชนะอุปสรรค

วิธีเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่มีประสิทธิผลจะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการเพื่อบรรลุภารกิจอย่างชัดเจน และแจ้งให้พนักงานทราบถึงความเสี่ยงใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ คู่มือควรกระชับและเข้าใจง่าย โดยเน้นที่วิธีดำเนินการต่างๆ มากกว่าสิ่งที่ต้องทำ เมื่อเขียนแล้ว SOP ควรได้รับการวิเคราะห์และปรับปรุงทุกๆ 6 ถึง 12 เดือนเพื่อรับประกันว่ายังคงเกี่ยวข้องกับมาตรฐานและข้อกำหนดขององค์กร ควรบันทึกการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้น

ก่อนที่จะเขียน SOP ผู้เขียนควรทำการประเมินความเสี่ยงของขั้นตอนทั้งหมดในขั้นตอนเพื่อระบุอุปสรรคใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการและความเสี่ยงใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับอุปสรรคเหล่านั้น

คำถามสำคัญที่ควรตอบในขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน ได้แก่:

ใครแสดงบทบาทอะไร?
แต่ละบทบาททำหน้าที่อะไร?
เป้าหมายหรือผลลัพธ์ของบทบาทของแต่ละคนคืออะไร?
มีการอธิบายสิ่งที่จำเป็นต้องเกิดขึ้นอย่างชัดเจนหรือไม่?
เพื่อตัดสินใจว่าขั้นตอนใดจะได้ประโยชน์จาก SOP องค์กรควรจัดทำรายการกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของตน ผู้จัดการควรหารือเกี่ยวกับความรับผิดชอบและงานในแต่ละวันของพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนทั้งหมดได้รับการคำนึงถึง งานใดๆ ที่พนักงานหลายคนทำซ้ำควรได้รับการพิจารณาเพื่อสร้าง SOP

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายของงานและเหตุใดจึงต้องมี SOP
ขั้นตอนแรกในการเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานคือการกำหนดเป้าหมายของงานและทำความเข้าใจว่าเหตุใดเป้าหมายนั้นจึงจำเป็นต้องมี SOP

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดรูปแบบสำหรับ SOP
ถัดไป ผู้เขียนจะต้องตัดสินใจว่าต้องการใช้รูปแบบใดสำหรับ SOP บางครั้ง องค์กรจะมีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเตรียมไว้ให้ ในบางครั้งผู้เขียนจะต้องออกแบบเอง ตัวอย่างรูปแบบบางส่วนได้แก่:

ผังงานหรือแผนภาพขั้นตอนการทำงาน: ใช้เพื่อแสดงขั้นตอนที่ผลลัพธ์ที่คาดเดาไม่ได้หรือหลากหลาย
ขั้นตอนง่ายๆ: มักเขียนเป็นรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลข รวมถึงเอกสาร เช่น แนวทางด้านความปลอดภัย รายการสั้นๆ ง่ายๆ นี้เหมาะที่สุดกับขั้นตอนที่สั้นและง่ายต่อการปฏิบัติตาม
ขั้นตอนแบบลำดับชั้น: เขียนเป็นรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลข แต่มีไว้สำหรับขั้นตอนที่มีขั้นตอนและการตัดสินใจมากมาย รายการนี้ประกอบด้วยรายการขั้นตอนหลักที่มีหมายเลขกำกับ ตามด้วยชุดขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
เมื่อเลือกรูปแบบแล้ว ผู้เขียนจะต้องตัดสินใจว่า จะเผยแพร่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือจะเผยแพร่ทางออนไลน์หรือไม่

ขั้นตอนที่ 3: ระบุการพึ่งพางาน
ขั้นตอนที่สามคือการพิจารณาการขึ้นต่อกันใดๆ เป็นไปได้ว่างานที่ถูกบันทึกจะขึ้นอยู่กับขั้นตอนอื่นๆ ภายในองค์กร ผู้เขียนควรระบุการขึ้นต่อกันเหล่านี้และตัดสินใจว่าจะรวมเข้ากับ SOP ใหม่อย่างไร หรือจะเป็นการดีกว่าถ้าจะเพิ่มขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานใหม่ลงใน SOP ที่มีอยู่

ถัดไป ผู้เขียนควรระบุผู้ฟังเพื่อพิจารณาว่าควรเขียน SOP อย่างไร ตัวอย่างเช่น SOP ที่เขียนขึ้นสําหรับพนักงานที่มีความรู้เดิมจะแตกต่างอย่างมากจากที่เขียนสําหรับพนักงานใหม่ นอกจากนี้ การใช้สื่อการเรียนรู้ออนไลน์ เช่น เว็บไซต์ w-69 จะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและพัฒนาทักษะได้ตามลําพัง

เมื่อตัดสินใจทั้งหมดนี้แล้ว ผู้เขียนสามารถเริ่มเขียน SOP ได้ ในขณะที่เขียนควรใช้กริยาปัจจุบันและน้ำเสียงที่กระตือรือร้น ผู้เขียนไม่ควรใช้คำว่า “คุณ” แต่ควรบอกเป็นนัย หากองค์กรจัดทำแนวทางสไตล์ ผู้เขียนควรปฏิบัติตาม

ส่วนประกอบของ SOP
ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานควรประกอบด้วย:

หน้าชื่อเรื่อง. ระบุชื่อของกระบวนการที่มีวัตถุประสงค์ – บทบาทเฉพาะ แผนก ทีมหรือหน่วยงาน – หมายเลขประจำตัว SOP และชื่อและลายเซ็นของบุคคลที่จัดเตรียมและอนุมัติคู่มือ
สารบัญ. ช่วยให้เข้าถึงส่วนต่างๆ ใน SOP ขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดาย
รายการขั้นตอนทีละขั้นตอน รวมถึงคำอธิบายเกี่ยวกับเป้าหมายของงาน บทบาทและความรับผิดชอบ ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ คำศัพท์ คำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้แต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ และการอภิปรายเกี่ยวกับการตัดสินใจที่ต้องทำ เนื้อหาในส่วนนี้จะประกอบขึ้นเป็น SOP เกือบทั้งหมด
เมื่อเขียนแบบร่างแล้ว จะต้องมีการทบทวน แก้ไข และทดสอบหลายครั้ง กระบวนการนี้ควรทำซ้ำจนกว่าจะมีการเขียน SOP ที่ได้รับอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เมื่อถึงจุดนี้ก็สามารถแจกจ่ายให้กับทุกคนที่ต้องการเพื่อทำงานของตนได้

สิ่งสำคัญคือต้องอนุญาตให้